更にこの本から。
小山 龍介
東洋経済新報社
売り上げランキング: 389
まだ全部読んでないですが,書類整理に関してはこれはすごいというポイントがありました。
やることは簡単で「書類はドキュメントスキャナで取り込んだら捨てる」。
とにかくスキャンしてデジタルデータにしてしまいます。最近のドキュメントスキャナだとスキャンしたデータにテキストデータも埋め込んでくれるので,ファイルの中のテキストを検索できます。テキストの認識力はそこまで完璧ではないですが,キーワードを拾うには十分です。
今回のこの本を見たから,ドキュメントスキャナを買ったわけではなくて,以前研究室で買ってました。研究室にあったのはFujitsuのScanSnap S510というモデル。
富士通 (2007-02-10)
売り上げランキング: 19997
買った時点では細かい機能を気にしてなかったので,今は気になるとこがあります。それはMacだと検索用のテキストデータを埋め込むことができないことです。Macで取り込むと,ただの画像だけのPDFになります。Windowsだったら,検索用のテキストデータを埋め込んでくれます。今のところはS510をWindowsマシンに接続して,書類をスキャン。データをNASに保存して,Macに持ってきてSpotlightの検索に引っかかるようにするということをしています。これで大量の書類があっても,Spotlightで検索することで目的の書類にたどりつけます。やったー!!
スキャンの性能自体はかなりいいです。さくさくスキャンしていけます。多少紙を重ねて送るときがありますが,十分紙をさばいておけば1枚ずつ送ってくれます。
今ではS510より進化したモデルが出ています。それがScanSnap S1500。
富士通 (2009-02-07)
売り上げランキング: 302
S510よりも紙送り性能が進化してます。更にMacでもテキストデータを埋め込めるようになっています。昨日生協にドキュメントスキャナを見にいったら,S1500が販売されるようになっていました。完全に生協にやられました。今からもう1台買うなら,S1500がいいです。
たまりにたまった書類をはじめてPDF化するとかなり時間がかかりますが,ちょこちょこやって書類を減らしていってます。たとえここで時間がかかっても,後から書類を苦労して探すことを思えば,テキストデータ付きのPDFを作る方が結局は楽なのかなと思います。